Những hàm Excel cơ bản mà bất kỳ ai cũng phải biết – Tin hay

Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với những hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã mang sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lôi ra sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với những biểu thức rất nhiều.

Những hàm cơ bản trong Excel mà chúng tôi tổng hợp dưới đây như hàm Excel tính toán, thống kê,… sẽ rất mang ích với những bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, lạ lùng là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Vì thế, hãy chắc chắn chắn rằng bạn đã thuộc nằm lòng những hàm Excel cơ bản này. Mời bạn tham khảo nhé.

1. HÀM ĐẾM VÀ TÍNH TỔNG

Hàm đếm COUNT

Bạn mang một bảng tính với cơ sở dữ liệu lớn và cần biết mang bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, ko chứa chữ mẫu. Thay vì phải ngồi đếm một nhữngh thủ công thì bạn mang thể sử dụng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 tới B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).

Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể

Để đếm những ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.

Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện

Để đếm những ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.

Hàm tính tổng SUM

Đây mang thể nói là hàm lần thứ nhất mà bất kỳ người sử dụng nào mới học Excel cũng cần phải biết tới. Giả sử, bạn muốn cùng những con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển tới ô B3 và gõ cụm từ “=SUM” vào rồi mua hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.

Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột mua vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa mua sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3. Bạn mang thể sử dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác mua thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.

Hàm tính tổng SUMIF mang điều kiện

Để tính tổng những ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm SUMIF sau (hai đối số).

Để tính tổng những ô dựa trên một tiêu chí (ví dụ, green), hãy sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số (đối số cuối cùng là phạm vi cần tính tổng).

Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện

Để tính tổng những ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số lần thứ nhất là phạm vi bảng tính cần tính tổng).

Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số mang giá trị trung bình trong những số được mua. Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 tới ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi nhấn Enter.

Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số mang giá trị trung bình giữa những ô từ A10 tới J10. Ngoài ra, bạn cũng mang thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu mua vùng dữ liệu hoặc mang thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu những ô ko nằm kế cận nhau.

Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn mang thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của những ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.

Hàm đếm ô trống COUNTBLANK

Bạn sử dụng hàm này lúc cần đếm những ô trống. Cú pháp =COUNTBLANK(phạm vi bảng tính cần đếm).

Hàm đếm ô ko trống COUNTA

Hàm COUNTA mang chức năng sử dụng để đếm số ô mang chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ mẫu hay biểu tượng, hay nói nhữngh khác nó sử dụng để đếm những ô ko trống. Cú pháp =COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).

Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMquảng cáoODUCT

Để tính tổng sản phẩm của những số tương ứng (kiểu tính tổng tiền của những sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng của từng sản phẩm) trong một hoặc nhiều dãy, bạn hãy sử dụng hàm SUMquảng cáoODUCT mạnh mẽ của Excel.

Ví dụ dưới đây sử dụng hàm SUMquảng cáoODUCT để tính tổng số tiền đã tiêu.

Cụ thể ở trên, hàm SUMquảng cáoODUCT đã thực hiện phép tính: (2 * 1000) + (4 * 250) + (4 * 100) + (2 * 50) = 3500.

Phạm vi tính tổng phải mang cùng kích thước, nếu ko Excel sẽ hiển thị lỗi #VALUE!

Nếu giá trị trong ô ko phải dạng số thì SUMquảng cáoODUCT sẽ mặc định giá trị của chúng là 0.

Hàm MIN, MAX

Nếu bạn muốn tìm một con số mang giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN mang thể làm việc đó. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

Ngược với hàm =MIN vừa nói, hàm =MAX sẽ trả về con số mang giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm. Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô lần thứ nhất cho tới ô cuối cùng.

2. HÀM LOGIC

Hàm IF

Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện mang được hoàn thành ko, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức =IF(điều kiện,”giá trị đúng”,”giá trị sai”). Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải sử dụng tới hàm IF lồng nhau.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ kiểm tra xem ô A mang thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 ko, nếu thảo mãn thì trả về giá trị Correct trong ô C1, nếu ko thỏa mãn sẽ trả về giá trị Incorrect. Tại ô C1, bạn nhập vào hàm =IF(A1>10,”Correct”,”Incorrect”).

Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10.

Hàm AND

Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả những điều kiện được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu mang bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF(AND(điều kiện),”giá trị đúng”,”giá trị sai)

Vẫn ví dụ trên, giờ ta kết hợp kiểm tra 2 điều kiện là A1 lớn hơn 10 và B1 lớn hơn 5, nếu cả 2 thỏa mãn sẽ trả về Correct, ngược lại trả về Incorrect. Tại ô D1 bạn nhập =IF(AND(A1>10,B1>5),”Correct”,”Incorrect”)

Hàm AND trả về giá trị sai vì ô B1 nhỏ hơn 5, do đó hàm IF trả về giá trị sai tương ứng ở đây là Incorrect.

Hàm OR

Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu mang bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả những điều kiện đều ko được hoàn thành.

Thử lại điều kiện trên với hàm OR. Tại ô E1 bạn nhập =IF(OR(A1>10,B1>5),”Correct”,”Incorrect”)

Hàm OR trả về giá trị đúng vì ô A1 lớn hơn 10, vì thế kết quả là hàm IF trả về giá trị Correct.

Ghi chú chung: Hàm AND và OR mang thể kiểm tra tới 255 điều kiện.

Hàm IF lồng nhau

Như đã nói bên trên, lúc bạn mang nhiều hơn một điều kiện cần kiểm tra thì đó là lúc sử dụng tới hàm IF lồng nhau. Giá trị sai sẽ được thay thế bằng một hàm IF khác để thực hiện thêm một lần kiểm tra. (Nếu sử dụng Excel 2016, bạn chỉ cần sử dụng IFS là được).

Hãy xem những ví dụ dưới đây:

Bạn nhập vào công thức =IF(A1=1,”Bad”,IF(A1=2,”Good”,IF(A1=3,”Excellent”,”No Valid Score”))) để kiểm tra giá trị của ô A1, nếu bằng 1 trả về Bad, nếu bằng 2 trả về Good, nếu bằng 3 trả về Excellent, nếu là một giá trị khác sẽ trả về No Valid Score.

Bạn nhập vào công thức =IF(A1<=10,350,IF(A1<=20,700,IF(A1<=30,1400,2000))) để kiểm tra giá trị ô A1, nếu nhỏ hơn hoặc bằng 10 thì trả về giá trị 350, 10 < A1 <= 20 thì trả về 700, 20 < A1 <= 30 thì trả về 1400, nếu lớn hơn 30 thì trả về 2000.

3. HÀM NGÀY THÁNG

Hàm YEAR, MONTH, DAY

Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng “https://quantrimang.com/” hoặc “-“. Để điền thời gian, sử dụng “:” (dấu hai chấm). Bạn cũng mang thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.

Để lđấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lđấy tháng sử dụng hàm MONTH và lđấy ngày sử dụng hàm DATE. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lđấy).

Hàm DATE

Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn thuần là lđấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:

Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng tới hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).

Chú ý: Hàm DATE chỉ mang 3 đối số là năm, tháng và ngày. Excel biết rằng 6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ mang 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo (23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9).

Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống

Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột tới một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là ko yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính.

Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng. Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lđấy).

Hàm TIME

Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên trên vậy. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).

Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS

Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn ko cần phải để ý là mang bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính. Ví dụ, ô E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015. Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4)

Hàm DATEIF

Để lđấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm DATEIF. Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,”d”). Đối số thứ 3 là mẫu bạn muốn lđấy, “d” là số ngày, muốn lđấy số năm bạn thay bằng “y”, lđấy số tháng thay bằng “m”.

Thay đối số thứ 3 bằng “yd” để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa những tháng của khoảng thời gian đó, “md” sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, “ym” sẽ bỏ qua năm, chỉ đếm số tháng chênh lệch.

Lưu ý trọng yếu: Hàm này mang thể trả về kết quả sai nếu ngày/tháng của ngày tháng thứ 2 (nằm ở đối số 2) thấp hơn ngày/tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1). Xem ví dụ dưới đây:

Khi đó bạn nên sử dụng công thức như trong hình để trả về kết quả đúng:

Hàm WEEKDAY

Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) tới 7 (thứ 7), đại diện cho ngày trong tuần của ngày tháng năm. Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai. Công thức =WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm).

Hàm TEXT

Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức =TEXT(ô chứa ngày tháng,”dddd”).

Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc

Hàm =NETWORKDAYS() sử dụng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể. Tương tự hàm =DAYS, hãy sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3).

Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như trong vùng E1:E2 của ví dụ dưới) NETWORKDAYS sẽ trả về số ngày làm việc (đã trừ đi ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ).

Xem lịch dưới đây để hiểu rõ hơn nhé, màu đỏ là nghỉ lễ, màu xanh là ngày làm việc:

Hàm EOMONTH

Để lđấy ngày cuối cùng của ngày tháng hiện tại bạn sẽ sử dụng hàm EOMONTH. Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0). Sử dụng một số khác thay cho ko để lđấy ngày cuối cùng của những tháng sau đó, ví dụ thay bằng 2 thì sẽ lđấy ngày cuối cùng của 2 tháng sau đó, thay bằng -8 là lđấy ngày cuối cùng của 8 tháng trước đó.

4. HÀM LÀM VIỆC VỚI CHUỖI VĂN BẢN

Nối chuỗi văn bản

Để nối chuỗi văn bản bạn sử dụng ký tự &, muốn chèn thêm dấu nhữngh thì sử dụng ” ” (mở ngoặc kép, nhữngh, đóng ngoặc kép).

Hàm LEFT

Để lđấy những ký tự bên trái của một chuỗi sử dụng hàm LEFT. Công thức =LEFT(ô chứa chuỗi cần lđấy, số ký tự muốn lđấy)

Hàm RIGHT

Dùng hàm RIGHT lúc cần lđấy những ký tự từ phía bên phải của chuỗi. Công thức =RIGHT(ô chứa chuỗi cần lđấy, số ký tự muốn lđấy)

Hàm MID

Dùng để lđấy những ký tự bắt đầu từ đâu (tính từ trái sang). Công thức =MID(ô chứ chuỗi cần lđấy, vị trí lđấy, số ký tự cần lđấy). Trong ví dụ này ta lđấy 3 ký tự, bắt đầu từ ký tự thứ 5.

Hàm LEN

Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong một ô bao gồm cả chữ mẫu, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ tới hàm =LEN. Công thức =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm).

Ví dụ, để biết được mang bao nhiêu ký tự trong ô B4, chỉ cần di chuyển tới một ô khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(B4). Ngay lập tức, Excel sẽ trả về một con số giá trị tổng những ký tự trong ô B4.

Hàm FIND

Dùng để tìm vị trí của một chuỗi con trong chuỗi. Công thức =FIND(“chuỗi con”, ô chứa chuỗi). Trong ví dụ này ta tìm vị trí của chuỗi con “am” trong chuỗi “example text”, và nó ở vị trí thứ 3.

Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản

Để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác bạn sẽ sử dụng hàm SUBSTITUTE, với công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,”văn bản ban đầu”,”văn bản thay thế”)

Hàm cắt những khoảng trống TRIM

Nếu phải nhập hay dán văn bản vào Excel chẳng hạn như dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu, trang web, ứng dụng xử lý văn bản hay những chương trình văn bản khác, bạn sẽ nhận thđấy văn bản được nhập mang nhiều khoảng trắng nằm rải rác trong danh sách.

TRIM là một công thức khắc phục hiện tượng này bằng nhữngh nhanh chóng loại bỏ những khoảng trống. Hàm =TRIM chỉ mang thể xử lý văn bản trong một ô duy nhất. Ví dụ, để thực hiện cắt những khoảng trắng trong cột E8, bạn chỉ cần gõ hàm =TRIM(E8) một lần vào ô F8 xung quanh, rồi sau đó chép lại công thức này xuống cho tới cuối danh sách.

Hàm LOWER, UPPER, quảng cáoOPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường

Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả những chữ in hoa trong chuỗi thành chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).

Ngược lại, để chuyển tất cả những chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa, bạn sử dụng hàm UPPER. Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi).

Nếu muốn viết hoa những chữ đầu từ bạn sử dụng hàm quảng cáoOPER. Công thức =quảng cáoOPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ mẫu đầu từ).

Hàm EXACT để so sánh hai cột

Khi cần so sánh những cột xem giá trị của chúng mang trùng nhau ko bạn sử dụng EXACT. Công thức =EXACT(ô cần so sánh).

Hàm CONCATENATE kết hợp nội dung

Hàm này sẽ kết hợp nội dung của hai hay nhiều ô vào trong một ô duy nhất. Chẳng hạn, lúc bạn muốn nhập chung Ngày, tháng, năm, bài, ngôi sao vào cùng 1 ô thì hãy gõ =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) như bên dưới

5. HÀM TRA CỨU VÀ THAM CHIẾU

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP tìm kiếm những giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Cú pháp =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về), mang thể thêm đối số thứ 4 như ví dụ dưới.

Hàm VLOOKUP tìm ID (104) trong cột ngoài cùng bên trái của dải $E$4:$G$7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 (đối số thứ 3 được chỉ định là 3). Đối số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại kết quả chính xác hoặc lỗi #N/A nếu ko tìm thđấy.

Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLOOKUP xuống dưới để áp dụng cho những hàng bên dưới. Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải sử dụng $ trước những ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối.

Để hiểu rõ hơn về nhữngh sử dụng hàm VLOOKUP bạn mang thể tham khảo bài viết: Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel mà Quantrimang.com đã giới thiệu trước đây.

Hàm MATCH

Hàm MATCH trả về vị trí của giá trị trong một dải nhất định.

Yellow được tìm thđấy ở vị trí thứ 3 trong dải E4:E7. Đối số thứ 3 là tùy mua, bạn mang thể đặt đối số này là 0 để trả về vị trí của giá trị trong ô hoặc trả về #N/A nếu ko tìm thđấy.

Hàm INDEX

Hàm INDEX dưới đây trả về một giá trị cụ thể trong một phạm vi hai chiều.

92 được tìm thđấy tại giao điểm của hàng 3 và cột 2 trong dải E4:F7.

Hàm INDEX dưới đây trả về giá trị lạ lùng trong phạm vi một chiều.

Giá trị 97 được tìm thđấy ở vị trí thứ 3 của dải E4:E7.

Hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE trả về giá trị từ danh sách bạn chỉ định, dựa trên vị trí được yêu cầu.

Ví dụ trên, hàm CHOOSE trả về giá trị Boat ở vị trí thứ 3.

Các bạn nhớ bookmark bài này lại nhé, mình sẽ cập nhật thường xuyên tới lúc hết “vốn” thì thôi ^^