Flowchart (còn gọi là sơ đồ luồng, sơ đồ khối hoặc lưu đồ) là những công cụ tư duy trực quan mạnh mẽ, thường bị bỏ qua đối với những nhiệm vụ phi kỹ thuật. Có lẽ bởi vì flowchart ban đầu hoàn toàn là một kỹ năng kỹ thuật và thường xuất hiện trong những bản dự thảo của những nhà hoạch định công nghiệp. Với lập trình máy tính, nó trở nên phổ biến hơn.
Nhưng trên thực tế, flowchart ko chỉ dành riêng cho kỹ thuật. Với một chút trí tưởng tượng, người sử dụng với thể đơn thuần hóa cả việc làm hoặc thị trường của mình. Một trong những công cụ đơn thuần nhất với sẵn để tạo flowchart nhanh chóng là Microsoft Word.
Trong quá trình trình bày nội dung trên Word, ngoài việc kẻ bảng biểu thì vẽ sơ đồ, vẽ hình cũng là thao tác cơ bản. Ngoài nhu cầu cần vẽ sơ đồ trong bài thì kế bên đó, việc sử dụng hình vẽ hay mô hình là một phương thức hay trong việc trình bày nội dung, giúp người đọc với thể hiểu rõ hơn về nội dung của bài viết. Tuy nhiên, nếu bạn mới làm quen với công cụ soạn thảo Word và chưa nắm rõ nhữngh vẽ hình trong Word, thì với thể tham khảo bài hướng dẫn dưới đây của chúng tôi.
Dưới đây là những nhữngh khác nhau để tạo flowchart trong Word.
Mục lục
Cách tạo một flowchat “phong cách” trong Word
Flowchart là gì?
Frank Gilbreth, một kỹ sư được cho là người đã tạo ra “Process Flow Charts” (Biểu đồ quy trình) lần đầu tiên vào năm 1921.
Flowchart là một sơ đồ dễ hiểu về bất kỳ quy trình nào, sử dụng đồ họa đơn thuần để thể hiện sự bắt đầu, kết thúc và những giai đoạn khác nhau tuân theo một trật tự hợp lý. Mỗi bước trong quy trình được thể hiện bằng một biểu tượng duy nhất với tên ngắn gọn của từng bước trong quy trình. Các biểu tượng trong flowchart được liên kết với nhau bằng những mũi tên chỉ ra hướng đi của quy trình.
Như với thể thđó từ sơ đồ bên dưới, mỗi biểu tượng được chuẩn hóa cho một quy trình cụ thể.
Vì những biểu tượng tiêu chuẩn minh họa những bước, nên thật dễ dàng để tìm ra nhữngh mọi yếu tố liên kết với nhau. Flowchart với thể được tùy chỉnh cho bất kỳ nhiệm vụ theo quy trình nào. Đó là nguyên do tại sao với rất nhiều loại flowchart nhưng về cơ bản thì chúng vẫn giống nhau.
Công dụng của flowchart
Vẻ đẹp của flowchart nằm ở sự đơn thuần của chúng. Người sử dụng với thể sử dụng những ký hiệu cơ bản để vạch ra bất kỳ việc làm nào và flowchart với thể được sử dụng cho những tình huống khác nhau. Có thể dễ dàng tạo flowchart theo nhữngh thủ công hoặc sử dụng những công cụ vẽ biểu đồ tốt nhất.
Khi flowchart hoàn thành, bạn sẽ với tầm nhìn tổng thể và nắm rõ toàn bộ quá trình. Quá trình vẽ flowchart giúp hiểu logic vấn đề và cung cấp thông tin khía cạnh để làm cho mọi thứ tốt hơn.
Tóm lại, flowchart với những công dụng như:
- Kiểm tra bất kỳ quá trình nào.
- Truyền đạt những bước trong một quá trình cho những người khác.
- Tổ chức quy trình bằng nhữngh loại bỏ những bước dư thừa.
- Xác định và khắc phục sự cố tiềm ẩn.
- Cải thiện quy trình.
Flowchart cơ bản
Flowchart với nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về flowchart cơ bản với thể sử dụng để đưa ra quyết định đơn thuần:
Cách tạo flowchart trong Microsoft Word 2013, 2016 và 2019
Tất cả những công cụ cần thiết để tạo flowchart trong Microsoft Word 2013, 2016 hoặc 2019 nằm trong Drawing Tools. Nhưng trước tiên hãy thực hiện ba bước sơ bộ sau:
Tối đa hóa dung tích trang. Thu gọn Ribbon bằng nhữngh nhấp vào mũi tên nhỏ hướng lên (hoặc nhấp Ctrl + F1) ở ngoài cùng bên phải để chỉ hiển thị tên tab.
Hiển thị Grid. Nhấp vào tab View và nhấp vào Gridlines. Công cụ Grid giúp căn chỉnh và định kích thước chính xác cho những biểu tượng trong flowchart lúc người sử dụng gắn chúng vào những gridline (đường lưới).
Người sử dụng cũng với thể tùy chỉnh những gridline này bằng nhữngh vào Page Layout > Arrange > Align > Grid Settings.
Sử dụng Drawing Canvas. Chèn bất kỳ hình dạng hoặc hình vẽ nào trong một tài liệu Word sẽ tự động tạo ra một drawing canvas (khung vẽ). Người sử dụng sẽ phải thay đổi kích thước khung vẽ để toàn bộ sơ đồ nằm gọn trong khung.
Trang tư vấn của Microsoft cho biết, việc sử dụng những hình dạng khác nhau (như trong flowchart) lạ lùng hữu ích. Ngoài ra, người sử dụng với thể tùy chỉnh khung vẽ để tạo phông nền hấp dẫn cho flowchart của mình.
Bây giờ, hãy bắt đầu bằng việc làm tỉ mỉ là chèn những hình dạng và kết nối tất cả chúng lại với nhau. Sẽ tốt hơn nếu người sử dụng vạch ra nó trên giđó trước, sau đó sử dụng Microsoft Word để cung cấp cho nó giao diện hoàn thiện. Một bản phác thảo thô giúp nghĩ tới rõ hơn nhữngh xếp đặt flowchart trên Word. Quá trình này rất đơn thuần và việc đưa ra một số phác thảo sơ bộ sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian.
Tất cả những biểu tượng cần thiết với thể được tìm thđó trên tab Insert > Shapes. Nhấp vào menu drop-down trong Shapes.
1. Các biểu tượng được sắp xếp gọn gàng trong nhóm Flowchart.
2. Chọn hình dạng. Chẳng hạn, hình bầu dục với thể đại diện cho “Start”.
3. Nhấp vào khu vực canvas, giữ chuột trái và kéo để thêm hình dạng. Người sử dụng cũng với thể nhấp đúp vào bất kỳ hình dạng nào để tự động thêm nó vào canvas. Sau đó, di chuyển và thay đổi kích thước của hình dạng.
4. Thêm văn bản bằng nhữngh nhấp vào hình dạng và thêm nhãn vào text box.
5. Kết nối hai hình dạng/biểu tượng bằng mũi tên hoặc dấu nối (connector). Có hai loại dấu nối cơ bản với sẵn trong danh sách drop-down Shapes là Elbow và Curved.
Lưu ý: Các dấu nối chỉ hoạt động giữa những hình được đặt trên khung vẽ.
Chẳng hạn, người sử dụng với thể di chuyển thủ công những dấu nối tới bất kỳ điểm kết nối nào (được biểu thị bằng những chấm nhỏ màu xanh trên hình dạng). Các điểm kết nối neo những dấu nối vào vị trí và người sử dụng với thể di chuyển những hình mà ko làm mất những đầu nối. Điều này mang lại cho người sử dụng sự linh hoạt lúc sửa đổi flowchart bằng nhữngh di chuyển mọi thứ xung quanh theo ý muốn.
Có thể thêm từ bổ sung cho những dấu nối phân nhánh (chẳng hạn như từ Yes hoặc No ở những phần cần đưa quyết định) bằng nhữngh chèn những text box dọc theo mũi tên của dấu nối. Người sử dụng cũng với thể sử dụng handle xoay để xoay text box.
Hướng dẫn vẽ hình trong Word 2007
Bài viết dưới đây thực hiện trên công cụ Word bản 2007, chúng ta thực hiện thao tác tương tự với những phiên bản Word còn lại.
Bước 1:
Để tiến hành vẽ hình trong Word, chúng ta nhấn sắm vào tab Insert và click vào phần Shapes. Trong phần Shapes, bạn hãy sắm hình khối muốn sử dụng trong nội dung.
Sau đó, bạn click chuột vào hình khối rồi di chuột vào trong trang Word để tạo thành hình vẽ. Ở đây, người sử dụng với thể điều chỉnh kích cỡ của hình vẽ bằng nhữngh nhấn vào những điểm chấm xanh như trong hình.
Bước 2:
Tiếp theo để nhập nội dung vào trong hình vẽ vừa tạo, chúng ta nhấn click đúp chuột vào hình khối và bấm vào biểu tượng Add text phía trên thanh ribbon.
Bước 3:
Bạn nhập chữ vào khung như bình thường. Sau đó bôi đen chữ và xuất hiện khung điều chỉnh cỡ chữ, font chữ, màu sắc cho chữ.
Hoặc chúng ta với thể sử dụng những khung điều chỉnh chữ trong tab Home trên thanh Ribbon.
Bước 4:
Ngoài ra, bạn cũng với thể điều chỉnh màu sắc của hình khối lúc sắm màu viền, màu chính hoặc sử dụng thiết kế với sẵn. Người sử dụng click vào hình vẽ trong nội dung và sẽ nhìn thđó Text Box Tools ở trên cùng giao diện Word. Hãy click vào Text Box Tools và sẽ thđó danh sách những màu.
Ở đây, chúng ta với tùy sắm Shape Fill để sắm màu chính cho hình vẽ, Shape Outline để sắm màu viền cho hình vẽ hoặc dải màu để sắm thiết kế với sẵn.
Bước 5:
Sau lúc đã hoàn thành xong một hình vẽ trong nội dung, chúng ta thực hiện những thao tác tương tự như trên để vẽ hình khối khác trong bài. Nếu bạn sử dụng hình khối tiếp theo tương tự với hình khối ban đầu, chỉ cần click chuột vào hình thứ nhất, nhấn rồi giữ phím Ctrl và kéo chuột vào nội dung trắng. Một hình khối tương tự sẽ được tạo ngay sau đó.
Việc còn lại là bạn hoàn thành sơ đồ hình khối theo yêu cầu của nội dung Word.
Mẹo để căn chỉnh hình dạng
Có một số nhữngh để làm điều đó.
1. Cách được đề xuất là làm điều đó ngay lần lần đầu tiên. Sử dụng những gridline và vẽ chúng với chiều rộng đồng đều lúc đặt trên khung vẽ.
2. Nhấp vào từng hình dạng riêng lẻ và kéo chúng tới vị trí mới. Nếu với nhiều hình dạng, điều này với thể rất tốn thời gian. Các gridline giúp giữ chúng nằm đúng chỗ.
3. Chọn tất cả những hình dạng muốn căn chỉnh. Trên tab Format, bấm vào menu drop-dowm Align. Chọn Align Selected Objects và sử dụng công cụ căn chỉnh để căn chỉnh những hình dạng tự động.
Mẹo để căn chỉnh flowchart
Sau lúc sơ đồ đã được sắp đặt, người sử dụng với thể căn chỉnh sơ đồ cho phù hợp với trang.
1. Nhóm tất cả những hình dạng và dấu nối lại. Chọn tất cả những hình dạng và dấu nối. Trên tab Format, bấm vào menu drop-down Group và sắm Group.
2. Trong Align, kiểm tra xem mục Align to Margin đã được sắm chưa. Sau đó, nhấp vào Align Center và/hoặc Align Middle.
3. (Tùy sắm) Thay đổi kích thước khung vẽ bằng nhữngh kéo những góc hoặc cạnh.
Tạo một flowchart tuyệt vời trong Word
Flowchart đầy màu sắc mà bạn đọc thđó ở trên chỉ đơn thuần là một flowchart được định dạng nhiều hơn mà thôi. Định dạng flowchart trong Word phải là giai đoạn cuối cùng sau lúc đã chèn, kết nối và gắn nhãn tất cả những hộp. Và tốt hơn là áp dụng đồng loạt chứ đừng định dạng một vài hình dạng riêng lẻ trong flowchart. Vì vậy, hãy sắm nhiều hình dạng và định dạng chúng cùng nhau.
Tất cả tùy thuộc vào sự sáng tạo của từng người và những công cụ cơ bản với trong tab Format trên Ribbon hoặc những tùy sắm khía cạnh hơn với sẵn trên bảng điều lúcển phụ.
Mở bảng điều lúcển phụ bằng nhữngh nhấp chuột phải vào hình và sắm Format Shape.
Có nhiều tùy sắm với sẵn để thiết kế những hình dạng và dấu nối:
- Shape Styles: Một nhữngh nhanh chóng để thêm màu hoặc tô màu cho hình dạng.
- Shape Fills: Sử dụng những lựa sắm về màu sắc hoặc gradient (bảng màu). Đừng sử dụng quá nhiều nhữngh phối màu.
- Shape Outlines: Đặt thuộc tính hình ảnh cho những đường giới hạn. Ngoài ra, sử dụng nó để làm cho những dấu nối dày hơn hoặc mỏng hơn theo ý muốn.
- Effects: Tạo chiều sâu cho hình dạng với hiệu ứng 3D, đổ bóng, v.v…
Như với thể thđó, với nhiều tùy sắm để hoàn thiện “diện mạo” cho một flowchart cơ bản. Việc này ko dễ dàng nhưng nếu thành công flowchart của bạn sẽ trông vô cùng giỏi.
Người sử dụng cũng với thể bắt đầu với một mẫu flowchart và tùy chỉnh nó theo nhu cầu.
Có nhiều nhữngh để tạo flowchart, từ những công cụ giđó bút “lúcêm tốn” cho tới những ứng dụng chuyên dụng như Visio của SmartDraw và Microsoft. Người sử dụng cũng với tùy sắm sử dụng add-in LucidChart trong Microsoft Word 2013, 2016 hoặc 2019. Nó với sẵn trên Microsoft Office Store và miễn phí cài đặt nhưng cũng với thể phải trả tiền.
Hiện nay, người sử dụng thường dành rất nhiều thời gian để sử dụng Microsoft Office. Vì vậy, việc biết được tất cả những “quyền năng” của nó với ý nghĩa vô cùng rất cần thiết.
Trên đây là bài hướng dẫn nhữngh vẽ hình khối, sơ đồ hình khối trên công cụ Word. Trong biểu đồ hình vẽ trên Word, chúng ta với thể kết hợp với việc tạo màu để tăng thêm sự sinh động cho hình vẽ cũng như toàn nội dung.
Chúc bạn thực hiện thành công!
Tham khảo thêm những bài sau đây:
Các bạn đang xem tin tức tại Tin hay 24h – Chúc những bạn một ngày vui vẻ
Từ khóa: Hướng dẫn nhữngh vẽ sơ đồ trong Word
