Chỉ cần một cú click chuột là bạn đã với thể gửi thông điệp qua email tới cho người khác. Tuy vậy, đôi lúc sự nhanh nhạy đó lại làm cho bạn phải khổ sở lúc đã lỡ tay gửi đi nội dung thư ko mong muốn, gửi nhầm thư rất cần thiết cho người khác mà ko thể nào chỉnh sửa hay lđó lại được. Nhưng bạn ko phải lo lắng, MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn đó trong nháy mắt.
Điều kiện thực hiện tính năng thu hồi email trên Outlook
Email được gửi bằng Microsoft Outlook với thể bị xóa khỏi hộp thư tới của người nhận hoặc được thay thế bằng e-mail mới cần phải hoàn thành những điều kiện sau:
- Trình đọc e-mail của cả người gửi và người nhận đều phải kết nối với máy chủ Microsoft Exchange.
- Email muốn thu hồi được gửi cho những địa chỉ nằm trong cùng một tổ chức/doanh nghiệp và phải sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365.
- Người nhận chưa mở thư.
Nếu ba yêu cầu này được hoàn thành thì email với thể được recall mà ko gặp vấn đề gì.
Recall email trên Outlook 2016, 2013 và 2010
Để thu hồi email đã được gửi bằng Outlook 2016, 2013 hoặc 2010, bạn cần làm như sau:
Bước 1: Nhấp vào thư mục Sent Items nằm ở bên trái của cửa sổ Outlook.
Tất cả những thư gửi đi sẽ được lưu tự động trong thư mục Sent Items.
Bước 2: Chọn email bạn muốn thu hồi và nhấp đúp chuột để mở trong cửa sổ mới
Khi mở ra, Outlook sẽ cung cấp một số chức năng khác nhau như chuyển tiếp, trả lời hoặc di chuyển email ở ngay trên giao diện.
Bước 3: Click vào nút Actions và mua mục Recall This Message từ menu thả xuống.
Nếu bạn ko thđó hiển thị tùy mua Recall This Message nghĩa là bạn ko sử dụng tài khoản Exchange hoặc chức năng recall đã bị vô hiệu hóa bởi quản trị viên của máy chủ Exchange.
Bước 4: Chọn một trong hai tùy mua thu hồi.
- Delete unread copies of this message: hệ thống thu hồi lại thư đã gửi.
- Delete unread copies and replace with a new message: hệ thống thu hồi lại thư đã gửi và thay thế bằng lá thư mới.
Tuy nhiên, ko phải lá thư nào cũng với thể thu hồi được, MS Outlook hiện chỉ với khả năng thu hồi những lá thư mà người nhận chưa đọc. Vì thế, bạn nên thiết lập để hệ thống báo cho bạn trong trường hợp thư đã được thu hồi hay chưa thu hồi, bằng nhữngh đánh dấu mua Tell me if recall succeeds or fails for each recipient.
Bước 5: Xác nhận lựa mua của bạn bằng nhữngh nhấp vào OK.
Bước 6: Để đảm bảo rằng việc thu hồi đã thành công, Outlook sẽ luôn thông báo cho bạn bằng email về kết quả thu hồi. Nếu bạn đã kích hoạt chức năng tương ứng, người nhận thư cũng sẽ được thông báo về việc thu hồi.
Recall thất bại: Email về việc thu hồi thất bại bao gồm những thông tin sau: người nhận, chủ đề, thời gian và thông báo thu hồi thất bại.
Recall thành công: Email về việc thu hồi thành công cũng bao gồm những thông tin tương tự như lúc recall thất bại, chỉ khác là sẽ với thông báo email đã được thu hồi thành công.
Liệu email đã chắc hẳn chắn được recall thành công chưa?
Việc một email đã gửi với thể được thu hồi và thay thế bằng một thư mới ko chỉ phụ thuộc vào những yêu cầu được liệt kê ở trên mà còn phụ thuộc vào cài đặt Outlook của người nhận.
Trường hợp 1: Outlook của người nhận bật tính năng “Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls”.
Ở trường hợp này, cả thư gốc và thư về việc thu hồi đều sẽ được lưu trong hộp thư tới của người nhận. Việc thu hồi với thành công hay ko phụ thuộc vào việc thư đã được đọc hay chưa:
- Nếu người nhận chưa đọc email gốc, nó sẽ được thay thế bằng email thu hồi. Người nhận vẫn được thông báo rằng bạn đã recall mail ban đầu.
- Nếu email được đánh dấu là đã đọc thì bạn ko thể recall được nữa, mail sẽ vẫn còn trong hộp thư tới của người nhận. Tuy nhiên, người nhận vẫn sẽ được thông báo rằng bạn đang cố recall thư này.
Trường hợp 2: Outlook của người nhận vô hiệu hóa tính năng “Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls”
Ở trường hợp này, cả mail gốc và mail về việc thu hồi sẽ được lưu trong hộp thư tới của người nhận. Việc thu hồi với thành công hay ko phụ thuộc vào email nào được mở trước:
- Nếu người nhận mở mail về việc thu hồi trước, mail ban đầu sẽ bị xóa, nghĩa là việc thu hồi đã thành công.
- Nếu người nhận mở e-mail gốc trước, việc thu hồi sẽ ko thành công.
Trường hợp 3: Người nhận sử dụng những quy tắc (Rules) làm cho email gốc bị di chuyển sang những thư mục khác Hộp thư tới.
Nếu người nhận thiết lập những quy tắc trong Outlook để những email tương tự luôn được nhóm lại với nhau, với nghĩa là email gốc và email thu hồi sẽ được lưu trữ trong những thư mục khác nhau, việc thu hồi sẽ thất bại.
Trường hợp 4: Người nhận sử dụng những quy tắc (Rules) nhưng cả email gốc và email thu hồi đều chuyển sang thư mục khác.
Nếu người nhận thiết lập quy tắc trong Outlook mà cả hai email đều được lưu trữ trong cùng một thư mục thì nó phụ thuộc vào email nào được mở trước.
- Nếu người nhận mở mail về việc thu hồi trước, mail ban đầu sẽ bị xóa, nghĩa là việc thu hồi đã thành công.
- Nếu người nhận mở e-mail gốc trước, việc thu hồi sẽ ko thành công.
Vậy là Quantrimang.com đã vừa hướng dẫn bạn nhữngh recall/thu hồi email đã gửi trên Outlook. Nó ko hề phức tạp nhưng lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác ko chỉ từ người gửi.
Bạn hãy thử xem với vấn đề gì ko nhé. Chúc những bạn thành công!
Xem thêm:
Các bạn đang xem tin tức tại Tin hay 24h – Chúc những bạn một ngày vui vẻ
Từ khóa: Hướng dẫn nhữngh Recall, thu hồi lại thư đã gửi trong MS Outlook
