Việc tạo ra những rule – quy tắc trong Microsoft Outlook để lưu trữ tất cả những thư từ một địa chỉ vào thư mục cụ thể là việc rất dễ dàng. Bạn sở hữu thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một nhữngh gọn gàng sạch đẹp, tất cả những thư sẽ được lưu trữ sở hữu tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.
Vậy nhữngh làm thế nào? Ở bài viết này Quantrimang.com sẽ hướng dẫn bạn nhữngh tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook. Mời bạn đọc theo dõi.
Chú ý: Bài viết áp dụng với hầu hết những phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự nhưng sở hữu đôi chút khác lạ.
Cách chuyển tiếp email tới thư mục trong Outlook
Để chuyển email tới một thư mục cụ thể, bạn làm như sau:
Bước 1: Mở email từ người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động tới thư mục cụ thể.
Bước 2: Ở tab Message, click tậu Rules > Create Rule.
Với Outlook 2010 và 2007 thì nhấn chuột phải lên email bạn muốn đặt di chuyển tự động tới thư mục cụ thể và tậu Create Rule.
Bước 3: Trong hộp thoại Create Rule mở ra, bạn tích tậu ô From [Người gửi] và Move the item to folder.
Thao tác này sẽ đánh dấu việc từ thời gian sắp tới, những thư được gửi từ [Người gửi] sẽ chuyển trực tiếp vào một thư mục sẽ tạo ở bước sau.
Bước 4: Sau lúc tích mục Move the item to folder, hộp thoại Rules and Alerts sẽ được hiển thị, bạn tậu thư mục để lưu trữ mail từ [Người gửi].
Nếu muốn tạo folder mới, tậu New, nhập tên cho thư mục trên cửa sổ Create New Folder và tậu OK.
Bước 5: Nhấn OK trong cửa sổ Create Rule sau đó OK trên hộp thoại xác nhận sau. Tất cả đã hoàn tất, ngay thời điểm hiện tại tất cả những email được gửi từ [Người gửi] sẽ được chuyển tới một thư mục cụ thể đúng như mong muốn của bạn.
Cách chuyển email vào folder trong Outlook trên web
Bước 1: Đăng nhập tài khoản tại Outlook.com và tậu Thiết đặt (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải). Outlook trên web giờ sở hữu Tiếng Việt nên bạn sẽ rất dễ dàng thao tác.
Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings)
Bước 3: Trong cửa sổ Thiết đặt (Settings) hiển thị, bạn tậu Thư (Mail) > Quy tắc (Rules) > Thêm quy tắc mới (Add new rule).
Bước 4: Nhập tên cho thư mục mới trên giao diện Quy tắc (Rules).
Bước 5: Ở phần Thêm điều kiện (Add a condition), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn điều kiện (Choose a condition) và tậu điều kiện bạn cần.
Ở đây Quantrimang.com tậu điều kiện là thư gửi từ một người cụ thể, nên sẽ click vào Từ (From) rồi nhập địa chỉ người gửi ở ô ngoại trừ.
Có thể đặt nhiều điều kiện lồng nhau ở bước này nếu bạn muốn
Bước 6: Ở phần Thêm hành động (Add an action), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn hành động (Choose an action) rồi tậu Di chuyển tới (Move to), sau đó thêm thư mục đích để lưu trữ mail theo điều kiện vào ô ngoại trừ.
Bước 7: Chọn Lưu (Save). Email tới từ người gửi đó sẽ tự động chuyển tới thư mục bạn đã tậu.
Đây là một trong nhiều rules rất hữu ích giúp bạn sắp xếp Outlook ngăn nắp gọn gàng và trọng yếu là nó cực kì dễ thực hiện. Bạn hãy thử xem nhé!
Chúc bạn thành công!
Các bạn đang xem tin tức tại Sưu tầm 24h – Chúc những bạn một ngày vui vẻ
Từ khóa: Chuyển email tự động vào một thư mục trong Outlook
