Cách tạo danh sách sổ xuống (drop list) trên Excel 2016 – Tin hay

Danh sách sổ xuống xuống hạn chế số mục cho một trường đầu vào, tránh lỗi chính tả. Excel cung cấp những tính năng tạo danh sách thả xuống linh hoạt, do đó nó thích hợp cho những biểu mẫu hoặc thu thập dữ liệu, giúp người đọc dễ dàng mua những mục trong danh sách sổ xuống.

Sử dụng danh sách sổ xuống trong một ô lúc mang những tùy mua cụ thể cho ô đó. Ví dụ, bạn mang thể tạo danh sách sổ xuống mang chứa những tùy mua như Nam và Nữ, Có và Không, v.v… Bài viết này sẽ hướng dẫn những bạn nhữngh tạo danh sách sổ xuống trong bảng tính Excel 2016.

Cách tạo danh sách sổ xuống trong Excel

Đây là những bước để tạo danh sách sổ xuống trong Excel:

Bước 1: Tạo một vùng dữ liệu (Range) và đặt tên cho vùng dữ liệu đó: Bước này rất cần thiết để tạo danh sách sử dụng cho danh sách sổ xuống.

Bước 2: Kiểm soát dữ liệu nhập với Data Validation: Tính năng Data Validation hiển thị danh sách những lựa mua sổ xuống hoặc giới hạn kiểu dữ liệu.

Bước 3: Thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên vào Data Validation: Cuối cùng, thêm vùng dữ liệu vào Data Validation và xác định nguồn cho danh sách sổ xuống.

Bước 4: Thiết lập thông báo nhập cho Data Validation (tùy mua): Bước này sẽ thêm một thông báo hướng dẫn người sử dụng sử dụng bảng tính.

Bây giờ, hãy đi vào yếu tố từng bước để tạo một danh sách sổ xuống trong Excel.

1. Tạo một vùng dữ liệu

Cách để thêm một danh sách những mục vào một danh sách sổ xuống sử dụng Data Validation là tạo một danh sách trong bảng tính và đặt tên cho dải ô chứa danh sách đó. Danh sách này mang thể ở cùng trong một trang bảng tính hoặc khác trang bảng tính với danh sách sổ xuống. Việc đặt tiên cho dải ô trong danh sách sổ xuống sẽ dễ cho người sử dụng theo dõi.

Trong bài này, chúng ta sẽ tạo một danh sách sổ xuống mang chứa một số loại thức ăn khác nhau trên Sheet 2. Nhập mỗi mục trong một ô riêng biệt hoặc trong một cột hoặc một hàng, sau đó mua những mục, đặt tên cho dải ô đã mua trong Name Box và nhấn Enter.

2. Kiểm soát dữ liệu nhập với Data Validation

Đến trang bảng tính mang chứa danh sách sổ xuống, click vào tab Data và sau đó nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools.

3. Thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên vào Data Validation

Trong tab Settings trong hộp thoại Data Validation, mua List từ danh sách sổ xuống Allow. Chúng ta sẽ sử dụng tên của dải ô đã đặt tên ở bước trước, gõ dòng sau vào ô Source.

=Food

Thay thế “Food” bằng tên dữ liệu của bạn, sau đó nhấp OK.

Ignore blank được mua theo mặc định, nó cho phép mua ô và sau đó bỏ mua ô mà ko cần mua một mục. Nếu muốn mua một tùy mua trong danh sách sổ xuống, bỏ mua Ignore blank.

4. Thiết lập thông báo nhập dữ liệu cho Data Validation

Nếu muốn tạo một thông báo hiển thị lúc mua một ô trong danh sách sổ xuống, nhấp vào tab Input Message, mua hộp Show input message when the cell is selected và điền vào hộp Title và Input message. Ngoài ra, bạn cũng mang thể sử dụng tab Error Alert để thêm một thông báo hiển thị lúc nhập ko hợp lệ trong danh sách sổ xuống (ví dụ, nếu ai đó gõ vào ô thay vì mua tùy mua). Chọn Show Error alert after invalid data is entered, sau đó mua Style và điền vào hộp Title và Error message, nhấn OK.

Mũi tên chỉ xuất hiện lúc mua ô chứa danh sách sổ xuống và nằm bên phải ô. Nếu danh sách sổ xuống chứa nhiều hơn tám mục, bạn sẽ thđó thanh cuộn trong danh sách sổ xuống lúc nhấp vào mũi tên.

Cách thiết lập danh sách sổ xuống nâng cao

Chỉnh sửa hoặc xóa một vùng dữ liệu

Để chỉnh sửa hoặc xóa một dải ô được đặt tên, sử dụng Name Manager, nhấp vào tab Formulas và sau đó mua Name Manager trong phần Defined Names.

Để thay tên dải ô trong hộp thoại Name Manager, mua Name trong danh sách và nhấp vào nút dải ô ở cuối hộp thoại. Sau đó, mua dải ô và nhấp vào nút dải ô một lần nữa trong bản thu nhỏ của hộp thoại Name Manager. Tiếp theo, nhấp vào nút checkmark màu xanh lá cây để lưu dải ô mới với tên đã được mua.

Ngoài ra, bạn cũng mang thể thay tên bằng nhữngh mua nó trong danh sách, nhấp vào Edit, thay đổi tên trong hộp thoại Edit Name và nhấp OK hoặc thay đổi dải ô trên hộp thoại Edit Name. Để xóa tên, mua Name trong danh sách và nhấp Delete.

Tạo một danh sách sổ xuống phụ thuộc

Danh sách sổ xuống phụ thuộc là danh sách mang những lựa mua thay đổi theo tùy mua trong danh sách sổ xuống chính. Ví dụ, lúc mua Pizza trong danh sách sổ xuống trên, danh sách sổ xuống phụ thuộc thứ hai sẽ chứa những loại bánh pizza. Nếu mua Chinese, những tùy mua trong danh sách sổ xuống phụ thuộc sẽ chứa những loại món ăn Trung Quốc khác nhau.

Trước lúc bắt đầu, hãy quay lại danh sách sổ xuống đã tạo trước đó và tạo danh sách sổ xuống chính Favorit Food nếu chưa mang. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm ba danh sách nữa và đặt tên cho chúng. Nhập danh sách cho mỗi tuỳ mua trong danh sách sổ xuống chính, sau đó đặt tên cho danh sách đó trong Name Box và nhấn Enter. Thực hiện tương tự cho những danh sách còn lại.

Tên của những danh sách khác phải phù hợp với những tùy mua trong danh sách sổ xuống chính. Ví dụ, danh sách chứa những loại cookie sẽ được đặt tên là Cookies. Hai danh sách khác trong hộp màu đỏ như hình ảnh bên dưới được đặt tên là Pizza và Chinese.

Trước lúc tạo danh sách sổ xuống phụ thuộc, mua một mục trong danh sách sổ xuống chính. Sau đó, mua ô muốn thêm danh sách sổ xuống phụ thuộc.

Nhấp vào tab Data và sau đó click vào Data Validation trong phần Data Tools. Chọn List trong danh sách sổ xuống Allow. Nhập văn bản sau vào hộp Source, thay thế “$B$2” bằng tham chiếu tới ô mang chứa danh sách sổ xuống chính của bạn, nhưng nhớ giữ những ký hiệu đô la trong tham chiếu ô, đây là tham chiếu tuyệt đối tới ô đó và sẽ ko thay đổi ngay cả lúc sao chép hoặc di chuyển công thức tham chiếu tới ô đó.

=INDIRECT($B$2)

Hàm INDIRECT trả về tham chiếu được chỉ định một chuỗi văn bản, trong trường hợp này là văn bản từ tùy mua được mua trong danh sách sổ xuống chính trong ô B2. Ví dụ, nếu mua Chinese từ danh sách sổ xuống chính, =INDIRECT($B$2) sẽ trả về tham chiếu Chinese. Do đó, danh sách sổ xuống thứ hai chứa những mục Chinese. Sau đó, nhấn OK.

Danh sách trong danh sách sổ xuống Favorite Dish trong ví dụ dưới đây thay đổi tùy thuộc vào lựa mua trong danh sách thả xuống Favorite Food chính.

Sao chép và dán danh sách sổ xuống

Để sao chép danh sách sổ xuống với kiểm soát dữ liệu tới những ô khác, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V vào ô muốn sao chép để sao chép danh sách mà vẫn giữ định dạng.

Nếu chỉ muốn sao chép danh sách sổ xuống với kiểm soát dữ liệu nhưng ko cần giữ định dạng, mua ô muốn sao chép và nhấn Ctrl + C, sau đó đi tới tab Home và click vào Paste trong phần Clipboard, mua Paste Special.

Trên hộp thoại Paste Special, mua Validation trong phần Paste, sau đó, nhấn OK.

Lưu ý: Bạn phải thật chu đáo lúc làm việc với danh sách sổ xuống trong Excel. Khi sao chép một ô ko chứa danh sách sổ xuống sang một ô mang chứa danh sách sổ xuống, danh sách này sẽ bị mất. Excel ko hiện thông báo về thao tác, tuy nhiên bạn vẫn mang thể hoàn tác bằng nhữngh nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.

Chọn tất cả các ô chứa danh sách sổ xuống

Bởi vì nút mũi tên ko hiển thị trên danh sách sổ xuống trừ lúc ô đó được mua, do vậy rất khó để biết được ô nào chứa danh sách sổ xuống. Bạn mang thể áp dụng định dạng khác nhau cho những ô trong danh sách sổ xuống để dễ dàng phân biệt. Nhưng trước tiên cần phải tìm ra tất cả những danh sách sổ xuống. Có một nhữngh để mua tất cả những ô mang chứa danh sách sổ xuống. Đầu tiên, mua một ô mang chứa danh sách sổ xuống, chuyển tới tab Home và click vào Find & Select trong phần Editing, sau đó mua Go To Special.

Trên hộp thoại Go To Special, mua Data Validation. Tùy mua All bên dưới Data Validation sẽ mua tất cả những ô được áp dụng quy tắc kiểm soát dữ liệu. Tùy mua Same chỉ mua những ô trong sách sách sổ xuống sử dụng cùng loại quy tắc kiểm soát dữ liệu như ô được mua.

Chọn tùy mua phù hợp với dữ liệu của bạn, ở đây mua All vì danh sách sổ xuống sử dụng những quy tắc khác nhau, sau đó nhấn OK.

Hai danh sách thả xuống được mua.

Bây giờ bạn mang thể định dạng những ô này để phân biệt chúng với những ô khác.

Cách làm mũi tên trong danh sách sổ xuống luôn xuất hiện

Nút mũi tên trên một danh sách sổ xuống sẽ biến mất tự nhiên mua ô. Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này bằng nhữngh thêm nút mũi tên xuống vĩnh viễn bên phải danh sách sổ xuống.

Để tạo mũi tên luôn xuất hiện trong danh sách sổ xuống, chụp ảnh màn hình mang chứa mũi tên trong danh sách, sau đó lđó hình mũi tên, chèn hình ảnh đó vào ô bên phải danh sách sổ xuống, do đó bạn sẽ thđó nút mũi tên ngay cả tự nhiên mua danh sách sổ xuống. Khi mua danh sách sổ xuống, nút mũi tên sẽ hiển thị trên hình ảnh chèn vào.

Để bắt đầu, tải tệp nút mũi tên drop-down-arrow.png (nhấp chuột phải vào liên kết đó và mua Save link as). Sau đó, mua ô bên phải danh sách sổ xuống và đi tới tab Insert.

Nhấp vào Illustrations và mua Picture.

Trên hộp thoại Insert Picture, điều hướng tới vị trí lưu tệp tin vừa tải ở trên và mua tệp, sau đó nhấp vào Insert.

Hình ảnh được chèn vào bên trái của ô.

Xóa một danh sách sổ xuống trong một ô

Để xóa danh sách sổ xuống trong một ô, hãy mua ô đó và mở hộp thoại Data Validation (vào tab Data và nhấp Data Validation trong phần Data Tools), click vào nút Clear All. Các tùy mua trên hộp thoại Data Validation sẽ được đặt về giá trị mặc định, sau đó nhấn OK.

Danh sách sổ xuống đã được xóa và ô sẽ khôi phục về định dạng mặc định. Nếu mang một tùy mua được lựa mua lúc xóa danh sách sổ xuống, thì ô đó sẽ được nhập với giá trị của tùy mua đó.

Nếu ko muốn lưu bất kỳ giá trị nào lúc xóa danh sách sổ xuống, bạn mang thể sao chép ô trống và dán nó vào ô mang chứa danh sách sổ xuống, danh sách này sẽ được xóa.

Xem thêm: Tổng hợp những phím tắt đắt giá trong Microsoft Excel