21 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel – Tin hay

Công nghệ

Rất cần thiết đối với những bạn kế toán, hoặc sử dụng nhiều tới Excel

Lệnh Paste Special xuất hiện ở hầu hết những ứng dụng văn phòng, nhưng mang lẽ người sử dụng Excel vẫn được hưởng lợi từ lệnh này nhiều nhất. Sử dụng tính năng cơ bản này – cũng như những lựa mua Paste khác – người sử dụng mang thể thực hiện một số tác vụ thông thường cùng một số vấn đề phức tạp hơn. Những thủ thuật này rất dễ thực hiện và Chắn chắn chắn bạn sẽ sử dụng chúng nhiều hơn trước đây một lúc đã biết tới chúng.

Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home. Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit. Đối với những ai hay sử dụng phím tắt, chúng tôi mang một bảng ở cuối bài, bao gồm những phím tắt để thực hiện hành động phổ biến.

1. Copy chiều rộng của cột

Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ ko tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn mang thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:

  • Chọn dữ liệu cần copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã mua tới Clipboard.
  • Chọn một ô trong cột mục tiêu.
  • Ở thẻ Home, kích vào lựa mua Paste trong nhóm Clipboard và mua Keep Source Column Widths. Lựa mua này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa lúc bạn sử dụng Excel 2007: Chọn PasteSpecial từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp tới, kích vào lựa mua Column Widths trong mục Paste và kích OK.

Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.

Copy chiều rộng của cột

2. Thực hiện những phép tính

Người sử dụng mang thể sử dụng Paste Special để cùng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau đó, mua giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng nhữngh sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.

Người sử dụng cũng mang thể thực hiện những phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy những giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên. Excel sẽ ko để ý tới kích thước nếu ko đủ, nó chỉ thực hiện những phép tính lần lượt theo thứ tự những giá trị đã copy.

3. Dán với phép tính

Bạn đã bao giờ muốn sao chép một số vào một ô mới, đồng thời thực hiện tính toán trên số đó cùng một lúc chưa? Hầu hết mọi người sẽ sao chép số vào một ô mới và sau đó nhập công thức để thực hiện phép tính.

Bạn mang thể loại bỏ bớt bước thừa đó bằng nhữngh thực hiện tính toán trong quá trình dán.

Bắt đầu với một bảng mang chứa những số bạn muốn thực hiện phép tính trên. Trước tiên hãy mua tất cả những ô ban đầu và nhấn Control+C để sao chép. Dán những ô đó vào cột đích nơi bạn muốn xuất kết quả.

Trước tiên hãy mua tất cả những ô ban đầu và nhấn Control+C để sao chép

Tiếp theo, mua phạm vi ô thứ hai bạn muốn thực hiện phép tính trên và nhấn Control+C để sao chép. Chọn lại phạm vi đích, nhấp chuột phải và mua Paste Special.

Chọn lại phạm vi đích, nhấp chuột phải và mua Paste Special

Trong cửa sổ Paste Special, bên dưới Operation, mua thao tác bạn muốn thực hiện trên hai số. Nhấn OK và kết quả sẽ xuất hiện trong những ô đích.

Trong cửa sổ Paste Special, bên dưới Operation, mua thao tác bạn muốn thực hiện trên hai số

Đây là một nhữngh nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện những phép tính nhanh trong bảng tính mà ko cần sử dụng những ô bổ sung chỉ để thực hiện những phép tính nhanh.

4. Hoán đổi cột thành hàng

Thủ thuật dán hữu ích nhất trong số tất cả những mẹo được nhắc ở bài viết này là hoán đổi một cột thành một hàng. Mẹo này nổi bật hữu ích lúc bạn mang một trang tính với những mục theo chiều dọc (dạng cột) và muốn sử dụng nó làm tiêu đề trong một trang tính mới.

Đầu tiên, highlight và sao chép (sử dụng Control+C) cột chứa những ô bạn muốn chuyển đổi thành một hàng trong trang tính mới.

Đầu tiên, highlight và sao chép (sử dụng Control+C) cột chứa những ô bạn muốn chuyển đổi thành một hàng trong trang tính mới

Chuyển sang một trang tính mới và mua ô lần đầu. Nhấp chuột phải và mua biểu tượng hoán đổi trong Paste Options.

Nhấp chuột phải và mua biểu tượng hoán đổi trong Paste Options

Thao tác này dán cột ban đầu vào bảng mới dưới dạng một hàng.

Thao tác này dán cột ban đầu vào bảng mới dưới dạng một hàng

Phương pháp này rất nhanh chóng, dễ dàng và loại bỏ những rắc rối lúc phải sao chép và dán những ô riêng lẻ.

5. Copy định dạng

Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, lúc sử dụng Format Painter mang đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Dưới dây là nhữngh sử dụng Paste Special để thay thế:

  • Chọn ô mang chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
  • Kích vào bên trong cột hoặc dòng bạn muốn định dạng. (Nhấn [Ctrl] + Spacebar để lựa mua toàn bột cột hoặc [Shift] + Spacebar để mua toàn bộ hàng).
  • Với cột hoặc hàng đã mua, mua Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard. Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down, kích Formats trong mục Paste và kích OK.

6. Copy định dạng biểu đồ

Người sử dụng mang thể phải mất nhiều công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả làm việc tương tự với loại dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special. Giả thuyết này cũng tương tự như nhữngh số 5, nhưng những bước thực hiện mang đôi chút khác lạ:

  • Chọn biểu đồ với định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
  • Chọn biểu đồ bạn muốn định dạng rồi mua Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa mua.
  • Chọn Formats và kích OK.

Excel phản ứng khác lạ lúc copy định dạng biểu đồ, nhưng nó mang thể dễ dàng hoàn thành tác vụ.

7. Bỏ qua một loạt những ô mang giá trị trống

Sử dụng lựa mua Skip Blanks, bạn mang thể thay thế giá trị hiện tại trong lúc vẫn bỏ qua những ô ko mang giá trị trong dữ liệu gốc. Nói theo nhữngh khác, nếu mang một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa mua này ko thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Bạn mang thể sử dụng nó với tất cả những lựa mua khác:

  • Chọn dãy dữ liệu gốc và nhấn [Ctrl] + C.
  • Chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.
  • Từ menu Paste dạng drop-down rồi mua Paste Special.
  • Tích vào lựa mua Skip Blanks và kích vào OK.

Excel sẽ ko ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.

Bỏ qua một loạt những ô mang giá trị trống

8. Copy Data Validation

Sau lúc bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, mang thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Tin tốt là bạn ko phải thực hiện lại toàn bộ những bước bên trên. Sử dụng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:

  • Chọn ô mang chứa rule Data Validation và nhấn [Ctrl] + C.
  • Chọn ô mục tiêu cần paste.
  • Từ menu Paste dạng drop-down, mua Paste Special.
  • Kích vào lựa mua Validation rồi kích vào OK.

Thiết lập Data Validation mang thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là nhữngh dễ dàng hơn nhiều!

9. Xóa văn bản trên Web

Khi copy văn bản từ Web, bạn mang thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. tóm lại, đây ko phải là điều bạn muốn. Nếu bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (mang trong bảng Advanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thđấy icon Clipboard ngay lập tức sau lúc dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người sử dụng mang thể mua Match Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng ko cần thiết.

Nếu đang sử dụng Excel 2010, Chắn chắn hẳn bạn sẽ thđấy thích lúc sử dụng giải pháp Paste Special này:

  • Copy đoạn văn bản từ trên Web.
  • Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.
  • Chọn Paste từ menu dạng drop-down và mua Match Destination Formatting.

Sử dụng lựa mua này để copy dữ liệu ngoài, ko chỉ văn bản Web vào Excel.

10. Paste quy chiếu

Người sử dụng mang thể quy chiếu một ô bằng nhữngh dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1. Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link mang thể giúp lúc quy chiếu nhiều ô:

  • Chọn dãy cần quy chiếu rồi nhấn [Ctrl] + C.
  • Chọn ô mục tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down.

Sử dụng Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công.

Phím tắt cho những hành động Paste:

Phím tắt cho những hành động Paste.

11. Sao chép kết quả công thức

Một trong những điều khó chịu nhất đối với thao tác sao chép và dán trong Excel là lúc bạn tìm mọi cách sao chép và dán kết quả của những công thức. Điều này là do, lúc bạn dán kết quả công thức, công thức sẽ tự động cập nhật sang ô mà bạn đã dán nó vào.

Bạn mang thể ngăn điều này xảy ra và chỉ sao chép những giá trị thực tế bằng một thủ thuật đơn thuần.

Chọn những ô mang giá trị bạn muốn sao chép. Bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào và mua Copy từ menu pop-up.

Chọn Copy

Bấm chuột phải vào ô lần đầu trong phạm vi bạn muốn dán những giá trị. Chọn biểu tượng Values từ menu pop-up.

Chọn Values

Thao tác này sẽ chỉ dán những giá trị (ko mang công thức) vào những ô đích.

Giá trị được dán ko kèm công thức

Việc này loại bỏ tất cả sự phức tạp xảy ra lúc bạn sao chép và dán những ô công thức trong Excel.

12. Sao chép công thức mà ko thay đổi tham chiếu

Nếu muốn sao chép và dán những ô, đồng thời vẫn giữ những công thức trong đó, bạn cũng mang thể làm điều này. Vấn đề duy nhất với việc dán những công thức theo nhữngh này là Excel sẽ tự động cập nhật tất cả những ô được tham chiếu ở nơi bạn dán chúng.

Bạn mang thể dán những ô công thức nhưng giữ nguyên những ô được tham chiếu ban đầu trong những công thức đó bằng nhữngh làm theo mẹo dưới đây.

Highlight tất cả những ô mang chứa những công thức bạn muốn sao chép. Chọn menu Home, nhấp vào biểu tượng Find & Select trong nhóm Editing và mua Replace.

Chọn Replace

Trong cửa sổ Find and Replace, nhập = trong trường Find what# trong trường Replace with. Chọn Replace All, rồi nhấp vào Close.

Điều này sẽ chuyển đổi tất cả những công thức thành văn bản với dấu # ở phía trước. Sao chép tất cả những ô này và dán chúng vào nơi mà bạn muốn.

Điều này sẽ chuyển đổi tất cả những công thức thành văn bản với dấu # ở phía trước

Tiếp theo, highlight tất cả những ô trong cả hai cột. Giữ phím Shift và highlight tất cả những ô trong một cột. Sau đó giữ phím Ctrl và mua tất cả những ô trong cột đã dán.

Giữ phím Ctrl và mua tất cả những ô trong cột đã dán

Với tất cả những ô vẫn được highlight, lặp lại quy trình tìm kiếm và thay thế ở trên. Lần này, nhập # vào trường Find what= trong trường Replace with. Chọn Replace All rồi nhấn Close.

Chọn Replace All rồi nhấn Close

Khi việc sao chép và thay thế được thực hiện, cả hai phạm vi sẽ chứa những công thức giống nhau mà ko dịch chuyển những tham chiếu.

Khi việc sao chép và thay thế được thực hiện, cả hai phạm vi sẽ chứa những công thức giống nhau mà ko dịch chuyển những tham chiếu.

Quy trình này mang vẻ tương đương những thao tác thừa, nhưng nó là phương pháp đơn thuần nhất để ghi đè những tham chiếu được cập nhật trong những công thức được sao chép.

13. Tránh sao chép những ô ẩn

Một phiền toái phổ biến khác lúc sao chép và dán trong Excel là những ô ẩn sẽ gây cản trở lúc bạn thực hiện thao tác. Nếu mua và dán những ô đó, những ô ẩn này sẽ xuất hiện trong phạm vi bạn dán chúng.

Nếu bạn chỉ muốn sao chép và dán những ô được hiển thị, hãy mua những ô này. Sau đó trong menu Home, mua Find & Select, rồi nhấn vào Go To Special từ menu drop-down.

Chọn Find & Select, rồi nhấn vào Go To Special từ menu drop-down

Trong cửa sổ Go To Special, kích hoạt những ô Visible cells only, rồi nhấn OK.

Bây giờ nhấn Control+C để sao chép những ô. Nhấp vào ô lần đầu nơi bạn muốn dán và nhấn Control+V.

Nhấp vào ô lần đầu nơi bạn muốn dán và nhấn Control+V

Thao tác này sẽ chỉ dán những ô mang thể nhìn thđấy.

Lưu ý: Dán những ô vào một cột trong đó toàn bộ dòng thứ hai bị ẩn sẽ thực sự ẩn ô hiển thị thứ hai mà bạn đã dán.

14. Dán cùng công thức vào những ô còn lại trong phạm vi

Nếu bạn đã nhập công thức vào ô trên cùng xung quanh một loạt những ô đã được điền, thì mang một nhữngh dễ dàng để dán cùng công thức vào những ô còn lại.

Cách điển hình mà mọi người thực hiện là nhấp và giữ handle ở phía dưới bên trái của ô lần đầu và kéo xuống phía dưới cùng của phạm vi. Thao tác này sẽ điền vào tất cả những ô và cập nhật tham chiếu ô trong những công thức tương ứng.

Nhưng nếu bạn mang hàng ngàn dòng, thao tác kéo xuống phía dưới mang thể hơi khó khăn.

Thay vào đó, hãy mua ô lần đầu, sau đó giữ phím Shift và di chuyển handle phía dưới bên phải trên ô lần đầu cho tới lúc bạn thđấy hai đường thẳng song song xuất hiện.

Thay vào đó, hãy mua ô lần đầu, sau đó giữ phím Shift và di chuyển handle phía dưới bên phải trên ô lần đầu cho tới lúc bạn thđấy hai đường thẳng song song xuất hiện.

Nhấp đúp chuột vào handle gồm hai đường song song này để điền tới cùng của cột nơi mang dữ liệu ở bên trái.

Nhấp đúp chuột vào handle gồm hai đường song song này để điền tới cùng của cột nơi mang dữ liệu ở bên trái

Kỹ thuật này giúp điền vào những ô xuống một nhữngh nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm rất nhiều thời gian lúc xử lý những bảng tính lớn.

15. Copy bằng nhữngh sử dụng thao tác kéo và thả

Một phương pháp tiết kiệm thời gian khác là sao chép một nhóm những ô bằng nhữngh kéo và thả chúng trên trang tính. Nhiều người sử dụng ko nhìn thđấy rằng bạn mang thể di chuyển những ô hoặc phạm vi chỉ bằng nhữngh nhấp và kéo.

Hãy thử điều này bằng nhữngh highlight một nhóm những ô. Sau đó di con trỏ chuột lên cạnh của những ô đã mua cho tới lúc nó thay đổi thành hình dấu thập.

Sau đó di con trỏ chuột lên cạnh của những ô đã mua cho tới lúc nó thay đổi thành hình dấu thập

Nhấp chuột trái và giữ chuột để kéo những ô tới vị trí mới.

Nhấp chuột trái và giữ chuột để kéo những ô tới vị trí mới

Kỹ thuật này thực hiện hành động tương tự như sử dụng Control+CControl+V để cắt và dán những ô, nhưng sẽ giúp bạn bỏ bớt được một vài tổ hợp phím.

16. Sao chép từ ô phía trên

Một mẹo nhanh khác để bớt phải sử dụng những tổ hợp phím là lệnh Control+D. Nếu bạn đặt con trỏ bên dưới ô muốn sao chép, chỉ cần nhấn Control+D và ô bên trên sẽ được sao chép và dán vào ô đã mua.

Sao chép từ ô phía trên

Control+Shift+ cũng thực hiện hành động tương tự.

17. Sao chép từ ô bên trái

Thay vào đó, nếu bạn muốn làm điều tương tự nhưng từ ô bên trái, chỉ cần mua ô bên phải và nhấn Control+R.

Sao chép từ ô bên trái

Thao tác này sẽ sao chép ô bên trái và dán nó vào ô bên phải, chỉ với một lần nhấn phím!

18. Sao chép toàn bộ trang tính

Nếu bạn muốn làm việc với bảng tính nhưng ko muốn làm hỏng trang tính gốc, sao chép trang tính là nhữngh tiếp cận tốt nhất.

Thực hiện điều này khá dễ dàng. Đừng liên tục nhấp chuột phải và mua Move hoặc Copy. Hãy tiết kiệm một vài lần nhấn phím bằng nhữngh giữ phím Control, nhấp chuột trái vào tab trang tính và kéo nó sang phải hoặc bên trái.

Sao chép toàn bộ trang tính

Bạn sẽ thđấy một biểu tượng trang tính nhỏ xuất hiện cùng với dấu +. Nhả chuột và trang tính sẽ được sao chép tới nơi bạn đặt con trỏ chuột.

19. Lặp lại những giá trị đã điền từ những ô bên trên

Nếu bạn mang một loạt những ô muốn kéo xuống dưới trong một cột và lặp lại những giá trị đó, thì việc thực hiện rất đơn thuần.

Chỉ cần highlight những ô mà bạn muốn lặp lại. Giữ phím Control, bấm chuột trái vào góc dưới bên phải của ô dưới cùng và kéo xuống số lượng ô mà bạn muốn lặp lại.

Lặp lại những giá trị đã điền từ những ô bên trên

Thao tác này sẽ điền vào tất cả những ô bên dưới những ô được sao chép theo kiểu lặp lại những giá trị bên trên.

20. Dán toàn bộ cột hoặc hàng trống

Một mẹo khác để bớt phải sử dụng những tổ hợp phím là thêm những cột hoặc hàng trống.

Phương pháp điển hình mà người sử dụng sử dụng để thực hiện việc này là nhấp chuột phải vào hàng hoặc cột nơi họ muốn để trống và mua Insert từ menu.

Một nhữngh nhanh hơn để làm điều này là highlight những ô tạo thành hàng hoặc cột dữ liệu mà bạn cần để trống.

Giữ phím Shift, nhấp chuột trái vào góc dưới bên phải của vùng mua và kéo xuống (hoặc sang phải nếu bạn mua một phạm vi cột).

Thả chuột trước lúc bạn nhả phím Shift.

Dán toàn bộ cột hoặc hàng trống

Thao tác này sẽ giúp bạn chèn thêm những khoảng trống.

21. Dán một ô đơn nhiều lần

Nếu mang một ô dữ liệu mà bạn muốn sao chép sang nhiều ô khác, bạn mang thể sao chép ô này, rồi sau đó dán nó lên bao nhiêu ô tùy thích. Chọn ô bạn muốn sao chép và nhấn Control+C để copy.

Sau đó mua bất kỳ phạm vi ô nào bạn muốn sao chép dữ liệu.

Dán một ô đơn nhiều lần

Thao tác này sẽ sao chép ô đó sang bao nhiêu ô tùy thích.

Sử dụng tất cả 21 mẹo và thủ thuật ở trên sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian lúc làm việc với bảng tính Excel.

Chúc những bạn thành công!

Các bạn đang xem tin tức tại Tin hay 24h – Chúc những bạn một ngày vui vẻ

Từ khóa: 21 nhữngh sử dụng tính năng Paste trong Excel

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.